Decir PMA es mucho más que “Programa de Mejora en Alimentación” del CEICID. PMA suena a producción, a responsable de menú… suena a carnes y a pescados, a eficiencia, a envasadora al vacío. Suena a Pedro Merino y Patricia, a rendimiento,… En este artículo nos proponemos explicar en qué consiste el “programa revolución” del CEICID, tanto para los que estamos metidos de lleno como para los que no. ¿En qué consiste el PMA y qué cambios se plantea en la organización de la Administración? ¿Es real la mejora de la calidad del servicio y el abaratamiento de los costes? ¿Qué piensan las personas que lo están llevando a cabo?
Con la experiencia, trayectoria y buen hacer profesional de muchos años en el trabajo de la Administración, partimos de una muy buena base. El PMA no arranca desde cero, si no que parte de un nivel de competencia y compromiso altos. ¿El objetivo? Seguir mejorando, concretamente, mejorar la eficiencia del Servicio de Alimentación de colectividades (colegios mayores, residencias, casas de retiros y de convivencias, etc.) Los recursos son los mejores, el personal está implicado y comprometido y tenemos buenas materias primas. Con esta premisa nos planteamos, ¿se puede dar un salto de calidad y trabajar por maximizar la eficiencia del servicio a través de un cambio en la organización y gestión de los recursos? Partiendo de esta pregunta, el CEICID trabajó con profesionales de distintos ámbitos; algunos conocían la Administración, otros no. Poco a poco se fue configurando el equipo y quienes coordinan el proyecto: Patricia García-Burgos, Pedro Merino y Mamen Guitart.
Las grandes preguntas del PMA
Los requisitos para entrar a formar parte del PMA están claros: personal implicado en la gestión del servicio de alimentación y compromiso por maximizar la eficiencia del servicio. En todos los aspectos y por parte de todos los componentes del equipo.
¿QUIÉNES? Son un total de 28 colectividades: se trata en su mayoría de colegios mayores de toda España y algunas casas de retiros.
¿QUÉ? El PMA consta de dos fases: implantación y seguimiento.
- Primera fase: La implantación es una fase que dura 18 meses. En ese tiempo, los consultores del programa (Patricia, Pedro y Mamen) realizan cinco visitas presenciales, con el fin de realizar un plan de trabajo con todo el equipo. En esas visitas se tienen también reuniones individuales con cada profesional que trabaja en el servicio de alimentación. El resultado de esas visitas es un concreto plan de acción que se marca a cada persona del equipo y se va evaluando diariamente por parte de las personas que lo integran, y por el equipo consultor en cada una de las visitas.En esta primera fase, es también muy importante la formación de cada persona del equipo implicada en las distintas áreas de trabajo. Los responsables del PMA son quienes se encargan de impartir esta formación en cada sede, porque se adaptan a las características de cada Administración, analizando en profundidad puntos fuertes y débiles.
- Segunda fase: el seguimiento. Durante 3 años, el equipo asesor del PMA realiza una auditoría de control en los puestos de trabajo con un objetivo claro: asegurar la estabilidad y consolidación de los procesos. Es la fase de observar y analizar resultados también (Cfr. Siguiente epígrafe) y analizar el retorno en términos de calidad, que es lo que buscamos.
¿DÓNDE? Santiago, Pamplona, Granada, Barcelona, Madrid, Valladolid… El PMA está ya en su tercer año de rodaje. En el servicio de alimentación de cerca de 30 colectividades se está llevando a cabo ya este programa. Cada sede está en una fase distinta, la suya personal, por eso el sistema de trabajo del PMA no es asistir a grandes conferencias ni escuchar grandes teorías que tengamos que adaptar a la realidad de cada trabajo. El programa se centra en trabajar in situ sobre la realidad diaria de cada empresa.
¿CÓMO Y POR QUÉ?
Pasando a lo concreto y cuantificable, aunque son conceptos que están más que estudiados, recordamos los pasos generales que seguimos al implantar el PMA:
- Implantación del organigrama del servicio de alimentación según el esquema de los siguientes puestos de trabajo: Encargada de alimentación / Responsable de producción / Responsable de menú / Responsable de pastelería / Responsable de office.
- Valores de los que se hace seguimiento y sobre los que trabajaremos para analizar resultados:
- Precio medio de comestibles por comensal y día (media acumulada).
- Precio mano de obra correspondiente a alimentación por comensal y día.
- Coste total de alimentación por comensal y día (suma de los dos indicadores anteriores)
- Evaluación según Cuestionario 1-100.
- Los informes. Son una herramienta clave, ya que permiten ver la evolución de cada sede y los puntos de mejora. El equipo asesor trabaja los informes después de cada visita y, al final de curso, se elabora un informe más largo con datos comparativos y de evolución. En cada informe, además, y teniendo en cuenta los parámetros estudiados, se hace una evaluación global del programa.
Algunos datos
Si en el PMA confirmamos la máxima de que en el trabajo del servicio de alimentación “todos juegan”, los valores que nos indican el marcador son los siguientes:
- M.P.: media de materia prima por comensal y día (media de cocina).
- M.O.: media de sueldos de alimentación por comensal y día.
- COSTE TOTAL DE ALIMENTACIÓN POR COMENSAL Y DÍA
- Evaluación: puntuación del cuestionario 1-100 en valoración decimal.
Teniendo en cuenta dichos conceptos, los datos cantan. Hemos rescatado las gráficas de uno de esos informes que se presentan a la colectividad tras una de las fases. En este caso, se trata de los datos de un colegio mayor masculino, uno cualquiera, en el que PMA comenzó hace 1 año y medio. La reflexión es personal, pero las líneas nos marcan el dato de que, mientras los costes disminuyen, la valoración cualitativa es cada vez más positiva.
Este otro gráfico, también interesante, refleja de forma genérica la comparativa de un dato muy esclarecedor: el coste total por comensal día en 8 colegios mayores masculinos. El colegio mayor en estudio es el de la barra amarilla.
Qué nos dicen los protagonistas
Pero todos estos datos y explicaciones se quedan escasos si no contamos con el factor más humano de este PMA. Responsables de menú y de producción con más o menos experiencia, encargadas de alimentación, personas del equipo de dirección, responsables de pastelería… Nos cuentan, a título personal, lo que consideran del PMA.
Mariana Andreu, Encargada de Alimentación de un Colegio Mayor en Pamplona
“El PMA nos ha permitido introducir mejoras o innovaciones con serenidad porque ahora llevamos siempre una gran parte del trabajo diario adelantado. Nos ha aportado serenidad en el trabajo y capacidad para introducir cambios.
Además, nos ha aportado una forma de pensar y de trabajar que nos lleva a querer mejorar y a querer sacar el mejor partido al programa. También ha facilitado en nuestra Administración el hacer un equipo más unido y cohesionado. Con el PMA las ausencias del personal son serenas y las ganas de mejorar son continuas.
Ha habido un antes y un después en mi manera de plantear mi trabajo y el del equipo. Es ilusionante trabajar con ellos, ver cómo buscan sacar lo bueno de cada una ayuda a hacer tú lo mismo. Aunque tenemos margen de mejora me han ayudado a dar grandes pasos en mi desarrollo profesional.
Hemos mejorado la oferta gastronómica sin duda alguna. Y aunque nos queda un largo camino por recorrer, poco a poco vamos teniendo un mayor conocimiento de la parte económica de nuestro trabajo que nos permite poder tomar las decisiones con mayor fundamento”.
Vanessa Ayude, Responsable de Producción de un Colegio Mayor en Santiago de Compostela
“A nivel organizativo se están asentando los distintos puestos del área de alimentación en los que cada persona que los ocupa está viviendo un reto personal profesional de aprendizaje. También se nota en los pequeños resultados positivos que se van obteniendo en el Colegio Mayor.
El trabajar codo con codo con profesionales como Mamen, Patricia y Pedro es una inyección de entusiasmo e ilusión para todo el equipo de alimentación y a la vez una exigencia para crecer cada día en el ámbito profesional.
En cuanto a la calidad del servicio, los residentes del Colegio Mayor están haciendo feedback positivo de alguna innovación de este gran proyecto”.
María Bazó, Responsable de menú en un Colegio Mayor en Valladolid
“Ha sido una suerte entrar a formar parte del equipo antes de terminar la primera fase del programa, porque los cambios, que normalmente cuestan, siempre hacen crecer a nivel personal y profesional.
En la administración en la que trabajo, ha sido un crecimiento a todos los niveles, tanto a nivel personal-profesional como a nivel de equipo de trabajo. En la organización se ha dado un giro muy importante. Gracias a la nueva estructuración de puestos de trabajo, y a base de trabajar con más cabeza e incorporando las herramientas que se nos proporcionaban (sistemas de trabajo, recetario propio, rueda de menús, escandallos, estudio de proveedores…) se ha visto una gran evolución desde el momento en que empezó el PMA en nuestra Administración. Profesionalmente hay más exigencia porque si existe una forma de trabajar, existe también una meta común y eso hace fomentar el trabajo en equipo y crecer como equipo.
Otro punto que quiero destacar es la comunicación. Un equipo que aprende a comunicar y dialogar tiene parte de ese «éxito» asegurado, así se evitan o solucionan la mayoría de conflictos. Lo que más hemos avanzado es en trabajo en equipo y comunicación. Estas dos competencias repercuten directamente en el equipo y por lo tanto en la calidad del trabajo que se presta. Un equipo cohesionado (no por llevarse bien, o porque los miembros «congenian») es muy importante para que el servicio prestado sea el adecuado, y de calidad. En la administración en que trabajo, ha ayudado mucho tener en cuenta siempre el tipo de público (porque es variado) para prestar un servicio de calidad según las necesidades de los distintos colectivos.
Las reuniones con los responsables del PMA en el propio puesto de trabajo han sido clave, ya que gracias a eso se ha podido llegar a cada persona”.
Sylvia Sáez, Responsable de Office de un Colegio Mayor en Pamplona
“El PMA ha sido todo un cambio. Ha supuesto mucho cambio y un gran nivel de adaptación a la nueva situación, formas de trabajar y de organizarse, así como a los nuevos puestos de trabajo (…) el esfuerzo está siendo notable. Esos cambios a nivel organizativo los realizas conjuntamente con Pedro, ya que se hace cargo perfectamente de la situación de cada Administración y cuentas con ese apoyo. En mi caso, el servicio de Alimentación lo formamos personas muy jóvenes y con mucho que aprender todavía. Así que contamos bastante con la ayuda y el consejo de Pedro y Patricia para que nos aconsejen en todo lo que ven oportuno, ya que ellos son los que ven un poco más allá. Me ha encantado la oportunidad de trabajar con profesionales como ellos. (…) Llevamos tan sólo dos meses y, aunque notamos bastante diferencia, todavía tenemos que mejorar mucho más. Pero sí que vemos que ha sido un éxito la compra de la máquina al vacío, de la cocina al vacío (aunque seguimos haciendo pruebas) también nos está gustando”.
María José Moreno, Dirección de un Colegio Mayor en Zaragoza
“El PMA ha supuesto tener un plan de mejora continua y un norte para crecer en el trabajo. A nivel profesional te incentiva a formarte y ver que más puedes aprender.
Me lo planteo como una herramienta para profesionalizar la administración. Por otros trabajos profesionales en los que he estado, que he tenido que buscar orientación para tener claro el proyecto, formarme y poder desarrollar el trabajo, me parece una suerte y una gran oportunidad contar con un plan estructurado en el que tú vas adaptando a las necesidades al equipo de trabajo que tienes. Y tener un apoyo de estos profesionales para contrastar lo que percibes o intuyes en el trabajo con una visión menos pegada al día a día que siempre te ayuda.
Es un trabajo más pensado y por lo tanto mejor realizado y sacas un mayor partido a cada persona del equipo”.
Bárbara Moratilla, Responsable de Producción de un Colegio Mayor en Pamplona
“A nivel empresa, el PMA está siendo para nosotras la herramienta que nos ayuda a tener un proyecto común, a hacer equipo, independientemente de cuál sea tu puesto o función. A nivel personal está siendo un estímulo para ilusionarme con la formación profesional y en mi puesto de trabajo. Después de 10 años en la misma Administración me tengo que replantear en muchos momentos el porqué de las cosas, lo que hace que en ocasiones aprenda nuevas maneras de trabajar o me reafirme en lo que estábamos haciendo. (…) Si tuviera que definir el PMA en mi vida con una palabra sería esa: REILUSION. Y si fueran dos, reilusión y esfuerzo. Porque es verdad que está siendo muy esforzado, aunque también vemos que está mereciendo la pena.
Trabajar con Patricia y Pedro es una gozada por cómo se vuelcan, te enseñan y cómo ves que también estudian para dar solución a las dudas que van surgiendo. Otro punto que me está encantando es el espacio colaborativo que han creado con encargadas de producción de otras colectividades. Es una maravilla cómo todo el mundo aporta con sus avances para favorecer el aprendizaje de las demás”.
Vanesa izquierdo, Responsable de Producción de un Colegio Mayor en Barcelona
“El PMA está siendo un instrumento para elevar el nivel profesional, hacer equipo con todas las personas que trabajan directa o indirectamente, donde cada persona suma, es necesaria. (…) En mi caso, me ha ayudado el PMA a reactivar mi ilusión, motivación por aprender más y mejor mi profesión; supone un crecimiento personal y profesional. Tanto Patricia como Pedro transmiten seguridad, acompañamiento, un buen hacer profesional 100 x 100, experiencia; a la vez, saben adaptarse a cada casuística concreta, con una disponibilidad que facilita mucho el aprendizaje”.
